Privacy Policy

Zeezeilschool Scheveningen / NLSailing

Zeezeilschool Scheveningen respecteert je privacy en gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens.

In deze Privacy Policy leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dit doen, hoe wij deze gebruiken en beschermen, met wie gegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang wij ze bewaren en welke privacyrechten je hebt.

Deze Privacy Policy is van toepassing op onze website, boekingen, memberships, cursussen, trainingen, theorieopleidingen, milebuilders, wedstrijden, reizen en overige activiteiten en communicatie van Zeezeilschool Scheveningen.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

Zeezeilschool Scheveningen is een handelsnaam van NLSailing.

NLSailing is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze Privacy Policy.

NLSailing / Zeezeilschool Scheveningen
Dr. Lelykade 22
2583 CM Den Haag
Nederland

E-mail: info@zeezeilschool.nl
Telefoon: +31 (0)70 351 4858
KvK: 27180861

Voor vragen over privacy of het uitoefenen van je privacyrechten kun je via bovenstaande gegevens contact met ons opnemen.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken hangt af van de manier waarop je gebruikmaakt van onze diensten.

Contact- en identificatiegegevens

Wij kunnen onder meer verwerken:

• voor- en achternaam;
• adres en woonplaats;
• land;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• geboortedatum;
• geboorteplaats;
• geslacht of aanspreekvorm indien opgegeven;
• noodcontactgegevens;
• account- of membershipgegevens.

Boekings- en betalingsgegevens

Wanneer je een cursus, training, milebuilder, reis of andere activiteit boekt, kunnen wij verwerken:

• de geboekte activiteit;
• cursus- en reisdata;
• boekingshistorie;
• betaalde bedragen;
• betaalstatus;
• factuurgegevens;
• transactiereferenties;
• annuleringen;
• omboekingen;
• restituties;
• correspondentie over de boeking.

Betalingen kunnen worden uitgevoerd via een externe betaaldienstverlener. Afhankelijk van de gekozen betaalmethode kan deze aanbieder bank- of betaalkaartgegevens verwerken.

Wij ontvangen en bewaren niet noodzakelijk alle betaalgegevens zelf.

Zeilervaring, opleiding en certificering

Voor RYA- en CWO-cursussen en andere trainingen kunnen wij gegevens verwerken over:

• eerdere zeilervaring;
• gevaren mijlen;
• eerder behaalde diploma’s en certificaten;
• vaardigheden;
• persoonlijke trainingsdoelen;
• deelname aan cursussen;
• trainingsvoortgang;
• beoordelingen door instructeurs;
• examen- of assessmentresultaten;
• aftekeningen;
• kwalificaties en certificaten;
• informatie die nodig is om te beoordelen welke cursus of welk niveau geschikt is.

Waar nodig voor een RYA- of CWO-opleiding, examen of certificering kunnen relevante gegevens worden verstrekt aan de RYA, CWO, een bevoegde examinator, opleidingsinstelling of andere certificerende organisatie.

Medische en veiligheidsinformatie

Zeezeilen en verblijf aan boord kunnen specifieke lichamelijke en veiligheidsvereisten hebben.

Wij kunnen daarom vragen naar omstandigheden die relevant zijn voor veilige deelname, zoals:

• medische aandoeningen;
• allergieën;
• relevante medicatie;
• lichamelijke beperkingen;
• dieetvereisten voor zover daar gezondheidsinformatie uit blijkt;
• andere omstandigheden die van belang zijn voor de veiligheid van de deelnemer of bemanning.

Gezondheidsinformatie behoort tot de bijzondere categorieën persoonsgegevens en krijgt daarom extra bescherming.

Wij verwerken gezondheidsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag én een toepasselijke uitzondering op het verbod op verwerking van bijzondere persoonsgegevens bestaat.

Waar daarvoor uitdrukkelijke toestemming vereist is, vragen wij die toestemming op een passende manier.

In een noodsituatie kunnen persoonsgegevens worden verwerkt wanneer dit noodzakelijk is ter bescherming van vitale belangen van de deelnemer of een andere persoon en aan de wettelijke voorwaarden daarvoor wordt voldaan.

Gezondheidsinformatie wordt uitsluitend toegankelijk gemaakt voor personen die deze informatie redelijkerwijs nodig hebben voor veiligheid, operationele voorbereiding of een noodsituatie.

Wanneer bepaalde informatie noodzakelijk is om te beoordelen of veilige deelname mogelijk is en je ervoor kiest deze informatie niet te verstrekken, kan dit betekenen dat deelname niet verantwoord of mogelijk is.

Communicatie

Wanneer je contact met ons hebt, kunnen wij communicatie verwerken via:

• e-mail;
• telefoon;
• WhatsApp;
• websiteformulieren;
• social media;
• andere communicatiekanalen.

Wij kunnen relevante correspondentie bewaren voor boekingen, cursusadministratie, veiligheid, klachtenafhandeling, klantenservice en het vastleggen van gemaakte afspraken.

Website- en technische gegevens

Wanneer je onze website gebruikt, kunnen automatisch technische gegevens worden verwerkt, zoals:

• IP-adres;
• browserinformatie;
• apparaatgegevens;
• besturingssysteem;
• bezochte pagina’s;
• datum en tijd van bezoek;
• verwijzende website;
• cookie-identificatoren;
• interacties met de website;
• logininformatie;
• advertentie- of analyticsidentificatoren, waar toegestaan.

Via formulieren kunnen wij ook gegevens verwerken over hoe je bij ons bent terechtgekomen, bijvoorbeeld een campagne- of lead source.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Boekingen en uitvoering van de overeenkomst

Wij verwerken persoonsgegevens om:

• boekingen te registreren;
• betalingen te verwerken;
• bevestigingen te versturen;
• deelnemers in te plannen;
• cursussen en activiteiten te organiseren;
• wijzigingen en annuleringen te verwerken;
• de geboekte dienst uit te voeren.

De belangrijkste grondslag hiervoor is dat verwerking noodzakelijk is om een overeenkomst met je te sluiten of uit te voeren.

Membership

Wanneer aan een boeking of deelname een membership is verbonden, kunnen wij gegevens verwerken om:

• membership te administreren;
• hierover te communiceren;
• eventuele ledenvoordelen toe te passen;
• deelname aan activiteiten bij te houden;
• de relatie met leden te onderhouden.

Training, beoordeling en certificering

Wij gebruiken gegevens over ervaring en voortgang om:

• passende training te geven;
• RYA- en CWO-cursussen te organiseren;
• deelnemers op passend niveau in te delen;
• vaardigheden en voortgang te beoordelen;
• examens en assessments te organiseren;
• certificaten en diploma’s te verwerken;
• trainings- en kwalificatieregistraties bij te houden.

Veiligheid en noodsituaties

Persoonsgegevens kunnen worden gebruikt om:

• veilige deelname te beoordelen;
• zee- en offshoreactiviteiten voor te bereiden;
• rekening te houden met relevante beperkingen;
• op noodsituaties te reageren;
• een noodcontact te bereiken;
• medische hulpdiensten te informeren waar dit noodzakelijk is;
• ongevallen en incidenten te registreren en onderzoeken.

Klantenservice en communicatie

Wij gebruiken persoonsgegevens om:

• vragen te beantwoorden;
• deelnemers praktische informatie te sturen;
• over cursussen en boekingen te communiceren;
• klachten op te lossen;
• onze relatie met deelnemers en leden te onderhouden.

Administratie en wettelijke verplichtingen

Wij verwerken persoonsgegevens waar nodig voor:

• facturatie;
• boekhouding;
• belastingadministratie;
• verzekeringen;
• juridische geschillen;
• fraudepreventie;
• nakoming van wettelijke verplichtingen.

4. WhatsApp en deelnemersgroepen

Voor cursussen, trainingen, milebuilders, wedstrijden en andere activiteiten kunnen wij WhatsApp-groepen of vergelijkbare communicatiegroepen gebruiken.

Deze groepen kunnen onder meer worden gebruikt voor:

• locatie en aanvangstijd;
• bemanningsinformatie;
• voorbereiding;
• reis- en logistieke informatie;
• weersinformatie;
• vaarplanning;
• wijzigingen;
• foto’s, video’s en ervaringen.

Wanneer je deelneemt aan een groepsdienst van een externe aanbieder, kunnen bepaalde profiel- of contactgegevens zichtbaar worden voor andere groepsdeelnemers overeenkomstig de werking en privacyinstellingen van die dienst.

Houd hiermee rekening wanneer je informatie in een groep plaatst.

Wij gebruiken dergelijke groepen omdat ze een praktische en efficiënte manier bieden om activiteiten te organiseren en met deelnemers te communiceren.

De grondslag daarvoor kan de uitvoering van onze overeenkomst met je zijn en/of ons gerechtvaardigde belang om onze activiteiten goed te organiseren.

Deelnemers dienen persoonsgegevens van andere groepsleden zorgvuldig te behandelen en niet voor niet-gerelateerde doeleinden te gebruiken of verder te verspreiden.

5. Fotografie, video en social media

Tijdens cursussen, trainingen, milebuilders, wedstrijden, reizen, evenementen en andere activiteiten kunnen foto’s en video-opnamen worden gemaakt.

Beeldmateriaal kan afkomstig zijn van:

• Zeezeilschool Scheveningen;
• instructeurs;
• schippers;
• bemanningsleden;
• fotografen die voor ons werken;
• deelnemers die materiaal met ons delen.

Wij kunnen dergelijk materiaal gebruiken om:

• activiteiten vast te leggen;
• deelnemers te informeren;
• cursussen en reizen te illustreren;
• nieuws en verslagen te publiceren;
• Zeezeilschool Scheveningen te promoten;
• content te publiceren op onze website;
• content te publiceren via social media;
• nieuwsbrieven en brochures samen te stellen;
• andere online en offline promotionele communicatie te verzorgen.

Algemene sfeer-, actie- en groepsbeelden

Voor normale sfeer-, actie- en groepsfotografie kunnen wij ons baseren op ons gerechtvaardigde belang om de activiteiten en diensten van Zeezeilschool Scheveningen te documenteren en onder de aandacht te brengen.

Bij het gebruik van dergelijk beeldmateriaal houden wij rekening met:

• de aard van het beeld;
• de context waarin het is gemaakt;
• de redelijke verwachtingen van deelnemers;
• de mate waarin iemand herkenbaar of prominent in beeld is;
• de mogelijke gevolgen van publicatie.

Een deelnemer die niet herkenbaar in promotioneel materiaal wil verschijnen, kan hier vóór of tijdens de activiteit bezwaar tegen maken.

Dit heeft geen gevolgen voor boeking, membership of deelname.

Wij respecteren dergelijke bezwaren bij toekomstig gebruik en verwijderen waar redelijkerwijs mogelijk bestaande herkenbare beelden uit kanalen die wij zelf beheren.

Individueel en prominent commercieel gebruik

Wanneer één persoon prominent het hoofdonderwerp vormt van een specifieke betaalde advertentie, testimonial of vergelijkbare reclamecampagne, kunnen wij afzonderlijke toestemming vragen wanneer dit passend of wettelijk vereist is.

Door deelnemers gedeelde foto’s en video’s

Deelnemers kunnen foto’s en video’s delen via officiële WhatsApp-groepen of andere communicatiekanalen van Zeezeilschool Scheveningen.

Wanneer een deelnemer vrijwillig materiaal aan ons verstrekt, kunnen wij dit overeenkomstig onze Algemene Voorwaarden gebruiken voor communicatie- en promotiedoeleinden, voor zover dat wettelijk is toegestaan.

Degene die materiaal deelt moet gerechtigd zijn dit te delen.

Wanneer andere personen herkenbaar op het materiaal staan, behouden die personen hun eigen privacy- en portretrechten.

Verwijderingsverzoeken

Wanneer je bezwaar hebt tegen het herkenbaar gebruik van een foto of video waarop je staat, kun je contact met ons opnemen.

Wij kunnen materiaal verwijderen van onze eigen website en socialmediakanalen waar dit redelijkerwijs mogelijk is.

Wij kunnen niet garanderen dat materiaal volledig kan worden verwijderd wanneer het reeds is gedrukt, gedownload, gearchiveerd, opnieuw gedeeld of onafhankelijk door derden is gepubliceerd.

6. Nieuwsbrieven en marketing

Wij kunnen je informeren over relevante cursussen, trainingen, milebuilders, wedstrijden en andere activiteiten.

Waar toestemming voor elektronische marketing wettelijk vereist is, versturen wij dergelijke communicatie alleen wanneer daarvoor de vereiste toestemming bestaat.

Waar de wet toestaat dat wij bestaande klanten informeren over eigen gelijksoortige diensten, kunnen wij daarvan gebruikmaken.

Je kunt je op ieder moment uitschrijven voor marketingcommunicatie.

Wij kunnen daarna een minimale registratie van je uitschrijving bewaren om te voorkomen dat je onbedoeld opnieuw aan dezelfde marketinglijst wordt toegevoegd.

7. Cookies en vergelijkbare technologie

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken.

Deze kunnen worden onderverdeeld in:

• functionele cookies: noodzakelijk om de website, login, boekingsfunctionaliteit of winkelwagen te laten functioneren;
• voorkeurscookies: om bepaalde keuzes of instellingen te onthouden;
• statistische cookies: om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website;
• marketingcookies: voor marketing, advertentiemeting of het volgen van interacties met campagnes.

Waar wettelijk vereist worden niet-noodzakelijke statistische en marketingtechnologieën uitsluitend gebruikt nadat daarvoor toestemming is gegeven.

Je kunt cookievoorkeuren beheren via de cookie-instellingen op onze website.

8. Contactformulieren, accounts en inschrijfformulieren

Wanneer je een formulier op onze website invult, kunnen wij onder meer verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• adresgegevens;
• inhoud van je vraag;
• boekingsgegevens;
• zeilervaring;
• trainingsdoelen;
• technische gegevens;
• campagne- of herkomstinformatie.

Bij bestaande of historische inschrijfsystemen kunnen aanvullende gegevens worden gevraagd wanneer deze relevant zijn voor een cursus of opleiding.

Wij gebruiken deze informatie om te reageren, een boeking te verwerken of een overeenkomst uit te voeren.

9. Ingesloten inhoud en externe websites

Onze website kan links of ingesloten inhoud bevatten van externe aanbieders, zoals:

• video’s;
• kaarten;
• socialmediaplatforms;
• betalingsdiensten;
• boekingssystemen;
• online opleidingsplatforms.

Wanneer je met dergelijke inhoud interacteert, kan de externe aanbieder persoonsgegevens verwerken volgens zijn eigen privacybeleid.

Zeezeilschool Scheveningen is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van zelfstandige externe partijen.

10. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dat redelijkerwijs noodzakelijk is.

Afhankelijk van de activiteit kunnen ontvangers onder meer zijn:

• medewerkers van Zeezeilschool Scheveningen;
• instructeurs en schippers;
• geautoriseerde bemanningsleden;
• boekings- en administratiesystemen;
• betaalproviders en banken;
• accountants en financieel adviseurs;
• hosting- en IT-aanbieders;
• e-mail- en communicatiediensten;
• WhatsApp/Meta en vergelijkbare communicatieplatforms;
• analytics- en marketingproviders, afhankelijk van cookievoorkeuren;
• de Royal Yachting Association (RYA);
• CWO;
• examinatoren;
• opleidings- of certificeringsorganisaties;
• havens en andere operationele dienstverleners indien noodzakelijk;
• verzekeraars en schadebehandelaars;
• juridisch adviseurs en incassodienstverleners;
• medische of hulpdiensten in een noodsituatie;
• bevoegde autoriteiten wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wanneer een leverancier uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt, treffen wij passende afspraken over de bescherming daarvan waar dit wettelijk vereist is.

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

11. Internationale doorgifte

Sommige activiteiten vinden buiten Nederland plaats en sommige dienstverleners of opleidingsorganisaties zijn buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd.

Persoonsgegevens kunnen daarom in bepaalde situaties internationaal worden verwerkt.

Wanneer voor een internationale doorgifte aanvullende waarborgen nodig zijn, gebruiken wij een wettelijk erkend mechanisme, zoals:

• een adequaatheidsbesluit;
• Standard Contractual Clauses;
• of een andere wettelijk toegestane waarborg.

12. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, behalve wanneer wij wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren of wanneer dat noodzakelijk is voor een juridische kwestie.

Als algemene richtlijn:

• boekings- en contractgegevens: zolang noodzakelijk voor uitvoering en daarna in beginsel tot 7 jaar waar dit voor financiële, fiscale of bewijsdoeleinden nodig is;
• facturen en financiële administratie: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn;
• algemene vragen en correspondentie: doorgaans maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact wanneer verdere bewaring niet nodig is;
• membershipgegevens: gedurende het membership en daarna zolang redelijkerwijs noodzakelijk voor administratie of juridische doeleinden;
• gezondheids- en veiligheidsinformatie: zo kort mogelijk en in beginsel niet langer dan noodzakelijk voor de betreffende activiteit en redelijke nazorg, tenzij een incident, verzekeringskwestie of juridische claim langere bewaring noodzakelijk maakt;
• trainings- en certificeringsgegevens: zolang redelijkerwijs noodzakelijk voor opleiding, kwalificaties en toepasselijke RYA- of CWO-administratie;
• operationele en WhatsApp-communicatie: zolang redelijkerwijs noodzakelijk voor de activiteit en daaropvolgende administratie;
• marketinggegevens: totdat je je uitschrijft, bezwaar maakt of de gegevens niet langer relevant zijn;
• foto’s en video’s: zolang deze redelijkerwijs relevant blijven voor archief-, communicatie- of promotiedoeleinden, rekening houdend met eventuele bezwaren;
• cookies en vergelijkbare technologie: volgens de bewaartermijnen die in onze cookie-instellingen worden weergegeven.

Wanneer gegevens relevant zijn voor een ongeval, klacht, verzekeringsclaim of juridisch geschil kunnen zij langer worden bewaard.

13. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• onbevoegde toegang;
• ongeoorloofde verwerking;
• verlies;
• wijziging;
• openbaarmaking;
• vernietiging.

Toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen die deze gegevens redelijkerwijs nodig hebben voor hun werkzaamheden.

14. Je privacyrechten

Afhankelijk van de omstandigheden heb je onder de AVG onder meer het recht om:

• inzage te vragen in je persoonsgegevens;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• verwijdering te verzoeken;
• beperking van verwerking te verzoeken;
• in bepaalde gevallen gegevensoverdraagbaarheid te verzoeken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• te allen tijde bezwaar te maken tegen direct marketing;
• toestemming in te trekken wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.

Het intrekken van toestemming maakt verwerking die vóór de intrekking rechtmatig heeft plaatsgevonden niet met terugwerkende kracht onrechtmatig.

Sommige informatie kunnen wij ondanks een verwijderingsverzoek moeten bewaren, bijvoorbeeld vanwege fiscale verplichtingen of een bestaande of mogelijke juridische claim.

Wij kunnen redelijke informatie vragen om je identiteit te controleren voordat wij een privacyverzoek uitvoeren.

15. Recht van bezwaar

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, kun je vanwege omstandigheden die specifiek op jou betrekking hebben bezwaar maken.

Wij beoordelen dan of ons belang bij voortzetting van de verwerking zwaarder weegt en of er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking voort te zetten.

Voor direct marketing geldt dat je te allen tijde bezwaar kunt maken. Daarna zullen wij je persoonsgegevens niet langer voor die direct-marketingdoeleinden gebruiken.

16. Klachten

Heb je vragen of klachten over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op zodat wij dit kunnen onderzoeken.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde privacytoezichthouder.

In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

17. Minderjarigen

Onze activiteiten zijn in beginsel bedoeld voor personen van 18 jaar en ouder, tenzij vooraf anders is overeengekomen.

Wanneer wij persoonsgegevens van minderjarigen verwerken, gaan wij hier extra zorgvuldig mee om en betrekken wij waar wettelijk noodzakelijk een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Wij zullen een minderjarige niet bewust als prominent hoofdonderwerp van specifieke commerciële reclame gebruiken zonder passende toestemming wanneer die is vereist.

18. Gegevens over andere personen

Soms geef je informatie aan ons over iemand anders, bijvoorbeeld:

• een noodcontact;
• ouder of verzorger;
• mededeelnemer;
• persoon die op een foto staat.

Geef persoonsgegevens van een ander alleen aan ons wanneer je daar een redelijke grond voor hebt en informeer die persoon waar dat passend is.

19. Geautomatiseerde besluitvorming

Zeezeilschool Scheveningen maakt momenteel geen gebruik van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die voor deelnemers rechtsgevolgen heeft of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft.

Systemen kunnen wel routinematige processen automatiseren, zoals:

• boekingsbevestigingen;
• beschikbaarheid;
• betalingsmeldingen;
• accountfuncties;
• websitefunctionaliteit.

20. Wijzigingen in deze Privacy Policy

Wij kunnen deze Privacy Policy aanpassen wanneer bijvoorbeeld:

• onze dienstverlening verandert;
• andere systemen of leveranciers worden gebruikt;
• onze website verandert;
• wet- of regelgeving wijzigt.

De meest recente versie wordt op onze website gepubliceerd met de datum van de laatste wijziging.

Wanneer een wijziging wezenlijke gevolgen heeft voor de manier waarop wij persoonsgegevens gebruiken, zullen wij waar passend redelijke stappen nemen om betrokken personen daarover te informeren.

21. Contact en privacyverzoeken

Voor vragen over deze Privacy Policy, een verzoek betreffende je persoonsgegevens of een bezwaar tegen het gebruik van een foto of video kun je contact opnemen met:

NLSailing / Zeezeilschool Scheveningen
Dr. Lelykade 22
2583 CM Den Haag
Nederland

E-mail: info@zeezeilschool.nl
Telefoon: +31 (0)70 351 4858
KvK: 27180861